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dynaDMS

Überblick

Die Verwaltung von Dateien und Dokumenten hat für beinahe jedes Unternehmen eine hohe Priorität. Nicht nur das Ablegen von Dokumenten muss einfach zu handhaben sein, auch das spätere Auffinden ist von essentieller Bedeutung.

dynaDMS bietet Ihnen, direkt in dynaOFFICE® integriert, ein komplettes DMS (Document Management System). Auch individuelle Module können direkt auf die Schnittstellen des DMS zugreifen, um Dateien abzulegen oder anzufordern.

Das Modul dynaDMS ist ab Version 3.0.2 fester Bestandteil der dynaOFFICE-Distribution. Alle Kunden mit einer gültigen Nutzungslizenz können das Modul ohne zusätzliche Kosten nutzen.
Übersicht

Über die zentrale dynaDMS-Übersichtsseite erhalten Sie Informationen über den Speicherplatzverbrauch in Ihrem persönlichen Ordner, aktuell in Bearbeitung befindliche Dokumente sowie eine Historie der zuletzt geöffneten Dokumente

Nutzen Sie...

  • Einfacher Upload von digitalen Dokumenten aller Art
  • Private Dokumente in Ihrem persönlichen Ordner
  • Kategorien dienen als Ordner mit beliebiger Tiefe
  • Einfache und erweiterte Suchfunktionen

 

Dokumente verwalten

In der Dokumenten-Ansicht erhalten Sie einen Überblick über die Stammdaten des Dokuments und können es bei Bedarf herunterladen.

Alle Informationen an einer Stelle:

  • Titel, Beschreibung und Suchbegriffe
  • Datei-Typ und -Größe
  • Erstell- und Änderungsdatum
  • Dokumenten-Historie
  • Änderungsprotokoll
  • Virtueller Ordner
  • Physischer Speicherort

 

Dokumente editieren

Zum Schutz vor versehentlichem Doppelzugriff nutzt dynaDMS ein einfach zu handhabendes Check-In/Out System.

Damit können Sie:

  • Dokumente zur Bearbeitung abmelden (Check-Out)
  • Dokumente nach der Änderung hochladen und anmelden (Check-In)

Zudem gibt es...

  • ein automatisches Versionierungssystem mit historischer Anzeige
  • ein auf Gruppen und Kategorien basierendes Rechtesystem
  • ein automatisches Änderungsprotokoll für Metadaten

 

Datenspeicher

Zur Ablage der Dokumente verwaltet dynaDMS eigene Laufwerke, genannt Datenspeicher. Damit können Sie einfach und schnell den Speicherplatz bei Bedarf erweitern, indem Sie lokale oder Netzlaufwerke am System anmelden.

Die Datenspeicher werden in Typen unterteilt, je nach Aufgabenzweck:

  • Standard (für alle aktiven Dokumente)
  • Historie (für ältere Versionen)
  • Archiv (für Ablage nach bestimmten Laufzeiten)

Sie erhalten zudem immer die aktuellen Auslastungen angezeigt, so dass Sie einen Überblick über den Speicherplatzverbrauch erhalten.

 

API und Module

Um Verknüpfungen mit Objekten in anderen Modulen durchführen zu können, verfügt dynaDMS über eine komplexe interne API. Damit ist es z.B. möglich, Dokumente mit Kunden aus dem Kundenverwaltungssystem dynaCRM zu verknüpfen.

Natürlich können wir auch bei der Erstellung individueller Module diese API nutzen, um Objekte mit dynaDMS zu verknüpfen. Den Anwendungsmöglichkeiten sind damit fast keine Grenzen gesetzt.